4 astuces pour organiser un super événement pour votre entreprise

Les événements d’entreprise sont des actions de communication particulièrement efficaces. En organisant une manifestation adaptée à vos objectifs, vous pouvez améliorer vos relations professionnelles, faire plaisir au public, gagner en visibilité ou encore saisir des opportunités d’affaires. Que votre événement soit destiné au grand public, à vos clients privilégiés, à vos partenaires commerciaux ou à des prospects B-to-B, voici 4 astuces pour le réussir à coup sûr:

Planifiez votre événement d’entreprise en détail

Un événement professionnel réussi nécessite beaucoup d’organisation et de planification. L’ampleur de la tâche dépend bien évidemment de la manifestation que vous envisagez. D’abord, il faut donc définir vos objectifs. Vous pourrez alors décider quel type d’événement sera le plus adapté et combien de personnes seront conviées.

Selon la charge de travail estimée, consistez une équipe qui se chargera de l’organisation. Puis listez toutes les tâches à accomplir : choix de la date, réservation du lieu, préparation du discours, coordination avec les prestataires (traiteur, musiciens, animateurs, etc.), thème, décoration, communication, assurances, liste des invités, etc.

Structurez bien toutes les étapes de l’organisation, pour éviter les mauvaises surprises. Dans l’idéal, veillez à vous y prendre assez tôt pour avoir suffisamment de temps.

Communiquez avant, pendant et après

Un événement d’entreprise est une action de communication. En toute logique, vous devez donc communiquer pour profiter au maximum de ses retombées positives. Commencez par établir un plan de communication, en définissant vos cibles, vos messages, vos canaux, vos échéances, etc.

De manière concrète, il vous faudra communiquer avant, pendant et après la manifestation:

  • Avant: pour l’annoncer, créer l’engouement et inciter les participants à venir. Choisissez vos canaux intelligemment, en fonction du type d’événement (ouvert ou sur invitation, pour professionnels et/ou particuliers, nombre de places limité ou non, etc.).
  • Pendant: la communication en direct va booster l’impact de votre manifestation. Permettez aux gens de la vivre en direct à distance, grâce à des retransmissions en streaming live ou des partages sur les réseaux sociaux. Une astuce est de créer un hashtag spécial et d’inviter les participants à le mentionner dans leurs propres publications.
  • Après: pour prolonger l’effet de votre événement, communiquez dès qu’il est terminé, puis quelques jours après. Diffusez des photos dans les jours qui suivent, remerciez les participants, publiez un communiqué de presse, etc. Si vous avez organisé un concours, diffusez aussi le nom du gagnant.

Distribuez des cadeaux aux participants

Vous voulez que les participants gardent d’excellents souvenirs de votre événement d’entreprise ? Il faut les gâter. En plus des animations et des collations, réservez-leur aussi quelques cadeaux.

En leur offrant des objets publicitaires personnalisés, vous leur ferez plaisir tout en assurant une visibilité pour votre marque, même après l’événement. En effet, les invités utiliseront vos cadeaux, en parleront autour d’eux, les prêteront ou les donneront à d’autres personnes, etc. Toutes ces actions vous aident à être visible de manière durable.

Au lieu de distribuer les mêmes objets publicitaires personnalisés que d’habitude, offrez plutôt des éditions spéciales pour votre événement. L’impact sur les participants sera encore plus fort. Sur un site comme celui de Loopper, vous pouvez facilement personnaliser vos objets promotionnels avec des couleurs, du texte et des illustrations. Si vous avez choisi un thème spécial pour votre événement, affichez-le sur vos cadeaux !

Prévoir un plan B

Enfin, sachez que vous ne pourrez pas tout contrôler à 100% pendant votre événement. Il faut donc réussir à lâcher prise sur certains points.

Mais pour éviter le fiasco, vous pouvez quand même prévoir quelques solutions alternatives en cas de souci. Par exemple, si le traiteur n’honore pas sa commande, si le musicien a un empêchement, si le projecteur ne fonctionne pas ou si vous manquez de chaises. Prévoir des plans B vous aidera à parer au pire et vous rassurera.

Organiser un super événement pour votre entreprise est un réel challenge. Mais si vous appliquez ces quelques conseils et que vous confiez le projet aux bonnes personnes, vous ne serez pas déçu !

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